Schreiben im Job

Nur noch 273 Mails checken? Mit 3 einfachen Fragen bessere E-Mails schreiben und die E-Mail-Flut besiegen (Susanne Buchberger)

Treffpunkt Schreiben, bessere E-Mails schreiben, E-Mail-Flut besiegen, Susanne Buchberger
Geschrieben von Gastbeitrag

Auf „Treffpunkt Schreiben“ wollen wir zeigen, wie vielfältig das Thema „Schreiben“ sein kann. Daher sind eine zusätzliche Perspektive, unterschiedliche Erfahrungsschätze und neues Expert*innen-Know-how herzlich willkommen 🙂 ! 

Wir freuen uns, über den Gastbeitrag von Susanne Buchberger, Autorin, selbständige Unternehmensberaterin für Personalmanagement, Interimsmanagerin und Coach.

Viel Spass beim Lesen.  

Treffpunkt schreiben, bessere E-Mails schreiben, E-Mail-Flut besiegen

📧 Ping! Schon wieder ein neues E-Mail in der Inbox. 

📧 Ping! Schon wieder eine Antwort, die zu schreiben ist.

Mit E-Mails werden weltweit in sekundenschnelle Informationen geteilt, Fragen aufgeworfen und Arbeitsaufgaben verteilt. In der Annahme, das Schreiben von E-Mails mache die Zusammenarbeit effizienter, werden täglich Trilliarden von arbeitsbezogenen E-Mails verschickt. Ich behaupte, ein guter Teil davon kommt der Problemlösung keinen Millimeter näher – nur weil sie schlecht geschrieben sind.

Im Business-Alltag hat man das Gefühl, keine Zeit zu haben, um an Formulierungen zu feilen. Da ist vermeintlich kein Raum für ein vorbereitendes Clustering, einen Entwurf und einer gezielten Überarbeitung.

Wer macht sich schon die Mühe für DAS perfekte E-Mail?

Die 4 E-Mail-Schreibtypen

In meiner streng nicht-wissenschaftlich durchgeführten Studie in verschiedenen, vor allem größeren Unternehmen haben sich folgende E-Mail-Schreibtypen herauskristallisiert.

Die Einzeiler

Egal worum es geht, es wird einzeilig geschrieben. Einsilbige Antworten, wo man sich den Rest zusammenreimen darf oder Informationen, die in ihrer schnell am Smartphone getippten Kürze mehr Verwirrung stiften als Klarheit schaffen. Die Einzeiler halten es kaum aus, unbeantwortete E-Mails in der Inbox zu haben und schaufeln sie so rasch wie nur geht weg.

Die Weiterleiter

Eine/r beginnt und schickt sein/ihr Anliegen an einige Kolleg*innen. Keine/r der Empfänger*innen fühlt sich zuständig und leitet es weiter. Der/die nächsten Empfänger*innen reagieren genauso. Das Spiel geht solange weiter, bis das E-Mail – inkl. der gesamten angehängten Weiterleitungen – wieder beim ersten Kollegen ankommt, da irgendwer die Idee hatte, dieser könnte doch zu dem im Betreff angeführten Thema etwas wissen. Solche E-Mails gehen mitunter zweimal um den Erdball, ohne dass sich jemand die Mühe gemacht hätte, die Anhänge zu lesen.

Die Wutschreiber

Sich im Arbeitsalltag zu ärgern, darf schon mal vorkommen. Aber es ist keine gute Idee, in die Tastatur zu hämmern, bevor man nicht zumindest einmal durchgeatmet hat. Da werden schon mal emotionale Ausbrüche in Form von schriftlichen Rundumschlägen verarbeitet. Dem Wutschreiber selbst geht’s danach wahrscheinlich besser, allen anderen eher weniger. Treffen zwei Wutschreiber per E-Mail aufeinander hilft meist nur, das Internet zu kappen.

Die Spontanschreiber

Sie kommunizieren selten direkt, teilen Informationen ausschließlich per E-Mail, gerne auch direkt während eines Meetings an Dritte, während die Diskussion zum Thema noch im Gang ist. Ohne Kontext werden Informationen und Arbeitsaufträge weitergegeben, meist undefiniert an eine Gruppe von Menschen. Der Spontanschreiber erfreut sich an dem Gefühl, unglaublich viele E-Mails verfasst zu haben und damit offensichtlich auch viel erledigt zu haben. Die Empfänger*innen am anderen Ende sind gut beschäftigt, denn sie tragen die Bruchstücke an Informationen mühsam zusammen.

Ich persönlich lege großen Wert darauf, dass auch in E-Mails ein Mindeststandard an Schreibkompetenz sichtbar ist. Nicht weil ich den Anspruch habe, literarisch wertvolle Texte als E-Mails zu versenden. Sondern schlicht aus reinem Egoismus. Ich möchte von den Empfänger*innen meiner E-Mails einfach genau das,
was ich brauche, um meine Arbeit ohne Hindernisse machen zu können.

Die 3 Fragen-Struktur: Ein einfaches Grundgerüst für bessere E-Mails

Um bessere E-Mails zu schreiben, die bei dem/der Adressat*in ankommen und rasch bearbeitet werden, empfehle ich eine simple und klare Struktur.

Die folgenden drei Fragen dienen beim Schreiben als Grundgerüst:

  • Worum geht’s? – Ausgangssituation kurz darstellen und den/die Leser*in abholen.
  • Was ist das Ziel? – Fokussierung auf das Wesentliche
  • Was sollst du damit tun? – klare Erwartung an den/die Empfänger*in äußern.

Wer bessere E-Mails schreibt, bekommt bessere E-Mails zurück

Je konsequenter ich diese Struktur anwende, desto eher entsteht auch ein vielfach beobachteter Effekt: Die Qualität der E-Mails, die ich erhalte, verbessert sich. Nicht sofort und bei 100 % aller Kolleg*innen, aber langsam und stetig bemerke ich, dass ich weniger E-Mails der oben genannten Kategorien erhalte. Auch beim Delegieren von Aufgaben halte ich mich strikt an diese Struktur und erhalte weniger Rückfragen und bessere Arbeitsergebnisse. Das könnte mit dem Effekt „wie man in den Wald hineinruft, so schallt es zurück“ erklärt werden. Oder damit, dass Effizienz durch Klarheit entsteht und nicht dadurch, wie schnell man auf „Senden“ klickt.

Ein Anruf kann sich lohnen!

Bei hartnäckigen Fällen schicke ich auch gerne die drei Fragen zurück, um das Gegenüber zu zwingen, mir genau zu sagen, was es will.

Oder noch besser: ich rufe den/die E-Mail-Schreiber*in an und stelle diese Fragen persönlich. Bitte gerne nachmachen, da entstehen die interessantesten Gespräche mit sensationellen Ergebnissen, wie z. B.:

  • Das vermutete Problem ist gar nicht das Problem oder
  • die Lösung ist viel einfacher als gedacht.

Die Zeitlüge: Mir fehlt die Zeit um ausgefeilte E-Mails zu schreiben

Ein gutes E-Mail zu schreiben braucht nicht unbedingt viel Zeit. Je nach Thema und Komplexität der konkreten Situation ist das natürlich unterschiedlich. Aber in jedem Fall erspart man sich im weiteren Verlauf der Kommunikation unglaublich viel Zeit, wenn man den Sachverhalt, das konkrete Anliegen und die konkrete Erwartung für den/die Leser*in so klar und prägnant wie möglich auf den Punkt bringt.

In der Hektik eines intensiven Büroalltags ist die Versuchung groß, sein Hauptaugenmerk darauf zu legen, die E-Mail-Inbox möglichst schnell leer zu räumen. Doch einfach weitergeleitete E-Mails werden zum Boomerang, flapsig formulierte E-Mails produzieren unnötige Rückfrageschleifen und Verzögerungen, unstrukturiert Getipptes kann schnell inkompetent wirken. Und spätestens dann tragen E-Mails nicht mehr zur Effizienzsteigerung bei sondern werden für alle Beteiligten zum Fluch.

Kreative Schreibmethoden für das Schreiben von E-Mails

Freewriting

Ich verwende die Methode des Freewritings für das Schreiben von E-Mails, indem ich in einem ersten Schritt sehr rasch und nur stichwortartig alles tippe, was ich in diesem konkreten E-Mail unterbringen möchte. Erst in einem zweiten Schritt füge ich die Stichworte zu ganzen Sätzen zusammen und ordne sie nach dem Prinzip der drei Fragen.

Durch das Sammeln der Stichworte ordnen sich meine Gedanken zum jeweiligen Thema. Schon oft musste ich dabei Folgendes feststellen:

  • Der/die geplante Empfänger*in ist gar nicht der/die richtige Ansprechpartner*in.
  • Mir fehlen selbst noch entscheidende Informationen, bevor ich es für andere zusammenfassen kann.
  • Das konkrete Ziel und die konkrete Erwartung zu formulieren ist meist das Schwierigste – aber auch das Entscheidendste.
  • Statt das E-Mail zu versenden, könnte ich den/die Empfänger*in auch anrufen oder ein kurzes Meeting einberufen – jetzt wo ich meine Gedanken schon so schön sortiert habe. Im persönlichen Gespräch lässt sich vieles leichter klären und Entscheidungen können schneller getroffen werden.

Clustering

Auch ein schnell gekritzeltes Clustering hilft bei umfangreichen Themen sehr. Möchte man zum Beispiel eine Aussendung an Mitarbeiter*innen verfassen, müssen möglichst alle Informationen so klar und eindeutig formuliert sein, dass man nicht wenige Minuten nach dem Klicken auf „Senden“ von den Rückfragen erschlagen wird.

Zuerst den Rohtext schreiben, dann überarbeiten

Die Trennung von Rohtext und Überarbeitung kann nicht nur bei Texten entscheidend sein, die an eine größere Personengruppe gerichtet sind, sondern in einer Minimalform in jedem E-Mail. Auch bei scheinbar kurzen, unspektakulären internen E-Mails lohnt sich die eine Minute mehrfach, die es braucht, um den Text nochmals durchzulesen. Dafür kann man vor dem Nochmal-Durchlesen und Korrigieren einfach hemmungslos drauflos tippen und blockiert seine Gedanken nicht mit dem Versuch, auf Anhieb druckreif schreiben zu müssen.

Tipp – E-Mail schreiben als Gesprächsvorbereitung

Vor einem wichtigen Gespräch mit einer komplexen Problemstellung so tun, als hätte man nur ein einziges E-Mail zur Verfügung, um dem/der Gesprächspartner*in das Thema prägnant und klar zu vermitteln. Mit diesem E-Mail-Entwurf ins Gespräch gehen und schon liegen die wesentlichen Punkte klar und strukturiert am Tisch, das Gespräch ist kürzer, klarer und alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

Irgendwann hat man vergessen, dass E-Mails deshalb so heißen, weil sie nichts anderes sind als elektronisch versendete Briefe. Doch würde man auf die Idee kommen, einen Zettel mit einem unvollständigen, schlampig formulierten Satz ohne Anrede und Gruß mehrfach zu kopieren, in Kuverts zu stecken und an viele Personen gleichzeitig zu schicken? Und dann noch auf manche der Kuverts neben dem Namen die Buchstabenkombination CC zu schreiben, was so viel heißt wie: diese Nachricht ist nicht für dich bestimmt, aber du bekommst sie trotzdem?

Beim nächsten E-Mail also einfach daran denken, welche Post man gerne selbst im Briefkasten finden würde.

Mag. Susanne Buchberger

Wirtschaftspädagogin, erfahrene Personalmanagerin, arbeitet seit 2019 als selbständige Unternehmensberaterin für Personalmanagement, Interimsmanagerin und Coach.

www.susanne-buchberger.at

Im Verlag punktgenau erschienen: Nach drei Zeilen ist immer wer tot – 25 Kürzestkrimis und wie man lernt treffend zu schreiben

Weitere Publikationen:

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Bildquellen: Canva, Miriam Mehlman (Portrait)

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