Coronavirus. Ausgangsbeschränkungen. Homeoffice Tag 1. Eine E-Mail von Microsoft Teams. Sie wurden zu einem Mitarbeiterteam hinzugefügt, erfahre ich darin. Aha! Noch bevor ich die Microsoft Teams App geöffnet habe, werde ich auch noch zu einer Microsoft Teams Besprechung eingeladen und habe den ersten Microsoft Teams Anruf verpasst. Die Teams App erst mal offen, geht es munter weiter. Dateien werden geteilt und Emojis verschickt. Mein Computer überraschte mich mit völlig neuen Signaltönen. Ich bin angekommen. In einer Kommunikationsapp, die ich bis dahin nicht verwendet hatte und offensichtlich (ohne es zu wissen) auch in einer schönen neuen Arbeitswelt.
Schluss mit den E-Mails?
Microsoft Teams, Slack, Workplace from Facebook, Mattermost, Glip, das habe ich mittlerweile gelernt, heißen einige der Kollaborations-Tools der Zukunft. Schluss mit den E-Mails heißt es dazu in der FAZ und hinein in den Chat. Ziel ist die Kommunikation in Echtzeit.
Am Homeoffice Tag 1 sitze ich allerdings vor meinem Notebook und fühle mich, als hätte ich einen geheimen Kurs versäumt. Dabei gab es natürlich eine Microsoft Teams Schulung. Aber die Funktionalität ist gar nicht mein Problem. Die Oberfläche ist recht selbsterklärend. Vielmehr bin ich sprachlos, wortlos, … So geht es mir eigentlich selten ;-).
Wie kommuniziere ich, wenn ich das Gefühl habe, die Regeln nicht zu kennen? Schreibe ich so, wie ich spreche, wie bei einer WhatsApp Nachricht? Emojis? Gifs? Muss ich auf Rechtschreibung achten? Wie schnell soll/muss ich antworten?
Chatten im Büro – Wie läuft’s bisher?
Zwei Monate später, fühle ich mich langsam etwas sicherer auf dem Chat-Parkett. Ich schreibe jetzt noch mehr in meinem Berufsalltag. So wie WhatsApp Nachrichten einige meiner privaten Telefonate abgelöst haben, habe ich auch im Büro einige Meetings und Telefonate durch einen kurzen Chat ersetzt. Nicht immer ist das der produktivere Weg. 😉 Das habe ich bereits gelernt. Es scheint mir daher an der Zeit meine ersten Erfahrungen mit dem Chatten im Büro in diesem Beitrag zu sammeln.
Die Qual der Wahl: Chat oder E-Mail oder Telefonat?
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Wo kommuniziere ich denn jetzt was? Soll ich ein E-Mail schreiben, anrufen oder doch einen Chat starten?
Folgende Entscheidungshilfen habe ich mir bis jetzt zurechtgelegt:
- Ist das Thema schwierig, sehr persönlich oder emotional aufgeladen? JA: Telefonat
- Sind unternehmensexterne TeilnehmerInnen in die Kommunikation eingebunden: JA: E-Mail
- Ist es wichtig, dass alle AdressatInnen die Nachricht wirklich lesen? JA: E-Mail (Nicht alle meine KollegInnen nutzen Microsoft Teams regelmäßig. Wichtige Nachrichten schicke ich daher immer per E-Mail.)
- Ist es wichtig, dass sich KollegInnen später auf den Inhalt meiner Nachricht beziehen können? JA: E-Mail
- Erwarte ich eine komplexe Rückmeldung/ausführliche Erklärungen? JA: E-Mail
- Betrifft die Nachricht ein Projekt, für das es einen eigenen Kanal/Channel gibt? JA: Chat
- Ist eine rasche Rückmeldung wichtig? JA: Chat
- Dauert ein Chat schon länger als 10 Minuten? JA: Anrufen. Spätestens jetzt wird tippen anstrengend.
Wie schreibe ich im Chat?
Schreiben im Chat ist nicht so wie das Schreiben von E-Mails. Es ist auch nicht so wie das private Chatten auf WhatsApp oder Signal – schließlich ist es nicht privat. Der Stil ist trotzdem alltagssprachlicher und klassische E-Mail Floskeln fallen weg – keine Anrede, keine Grußformeln, kein Wie in unserem letzten Meeting besprochen. Dafür finde ich, sollte zu Beginn eines Chats immer Zeit für ein Wie geht‘s? sein.
Ob Du oder Sie diese Frage musste ich mir Gott sei Dank bis jetzt noch nicht stellen. Ich bin im Büro mit fast allen KollegInnen per Du. Einen Gruppenchat, in dem ich mit einigen TeilnehmerInnen per Du und mit anderen per Sie bin, stelle ich mir aber extrem schwierig vor.
Rechtschreibung
Was mich am Anfang beschäftigt hat, ist die Frage nach der Rechtschreibung. Wie wichtig ist die denn im Chat?
Grundsätzlich versuche ich natürlich, die Rechtschreibregeln einzuhalten. Wenn sich aber doch ein Tippfehler einschleicht, sehe ich das nicht mehr allzu eng. Ich bin auch entspannter seit ich herausgefunden habe, dass ich vorhandene Nachrichten im Nachhinein bearbeiten kann. Wenn ein Tippfehler also mein Auge stört, kann ich ihn jederzeit im nachträglich ausbessern.
Weitere Tipps/Erfahrungen zum Thema Schreiben im Chat
- GROSSBUCHSTABEN VERMEIDEN! – Großbuchstaben sind gleichbedeutend mit Schreien. Sie verbreiten KEINE gute Stimmung.
- Sarkasmus vermeiden – Das fällt mir wirklich, wirklich schwer, aber Sarkasmus lässt sich im Chat einfach nicht transportieren.
- Ein Rufzeichen oder Fragezeichen ist genug, alles andere ist verwirrend!!?
- Jedes Thema muss in eine eigene Nachricht – Nur so können die anderen TeilnehmerInnen auf die einzelnen Punkte unterschiedlich reagieren, z.B.
zum ersten Punkt, 
zum zweiten Punkt und eine schriftliche Anmerkung zu Punkt drei - @ verwenden, um im Gruppenchat Personen direkt anzusprechen
Bilder, Bilder, Bilder
Was ich beim Arbeiten mit Microsoft Teams schnell gelernt habe: Text allein reicht nicht. Bilder sind wichtig. Emojis und Gifs helfen bei der Kommunikation. Ich habe auch gemerkt, dass es im Chat sehr angenehm ist, wenn der/die Chat-PartnerIn ein erkennbares Profilbild verwendet und kein Logo oder Initialen. Das macht die Kommunikation bei weitem „menschlicher“.
Im Teams-Chat gibt es auch die Möglichkeit auf einzelne Nachrichten mit einem Emoji zu reagieren. Also z. B. mit einem 
oder . Das geht viel schneller als einen positiven Kommentar in den Chat zu tippen und ist auch für die LeserInnen schneller zu erfassen. Wer in einer Gruppe diskutiert, kann einen Kommentar mit 10 Reaktionen schneller einordnen und muss nicht erst 10 weitere Super! oder Seh ich auch so! Nachrichten lesen. Das spart Zeit.
Meine Tipps für die Verwendung von Bildern:
- Bilder helfen, Text einzuordnen. Lieber ein lachender Smiley zu viel als zu wenig. OK ist besser als OK.
- Ein Emoji genügt. Also und nicht – Business ist Business
- Emotionen und Reaktionen, die Text und Emoji nicht rüberbringen können, kann vielleicht ein Gif vermitteln. Achtung: Ich habe schon öfter 10 Minuten gebraucht, um mich für das „passende“ Bildchen zu entscheiden. Ein Telefonat wäre hier sicher die effizientere Alternative gewesen.
Die hohe Kunst des geschriebenen Small-Talks: der Tratschkanal
Möglichkeiten zur informellen Kommunikation sind wichtig. In vielen Unternehmen passieren solche informellen Gespräche beim Essen oder in der Kaffeeküche. Arbeiten viele KollegInnen von zuhause, fällt dieser Kommunikationskanal weg. Die Alternative: der Tratsch-Channel im Chatprogramm. Unternehmen die Ihren MitarbeiterInnen einen solchen Kanal zur Verfügung stellen, handeln quasi nach dem Kommunikationslehrbuch der digitalen Arbeitswelt. Ich bin also begeistert, dass auch die Fachhochschule an der ich arbeite, einen solchen Tratschkanal eingerichtet hat.
Nur: Was tratscht man denn so im Tratschkanal? Geschriebener Small-Talk fühlt sich nämlich irgendwie anders an als das Plauscherl in der Kaffeeküche. So eine Nachricht bleibt schließlich im Kanal. Schwarz auf weiß. Für jeden zu lesen. Aber ich dürfte nicht die Einzige sein, die den Chat-Plausch noch nicht so drauf hat. Im Tratschkanal werden momentan nämlich vorwiegend Bildchen und Emojis geteilt. Kaffeetassenbilder in allen Variationen.
Was mich also interessieren würde, wäre ein Blick in einen aktiven Tratschkanal. Was wird da ausgetauscht? Was wäre die klassische Nachricht, die in die virtuelle Kaffeeküche passt. Wer hier Erfahrungen und Tipps hat – auch zum Chatten im Job allgemein – bitte teilt sie mit mir in den Kommentaren!
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Bildquellen: Treffpunkt Schreiben; Prawny, Pixabay; Carolina Grabowska, Pixabay
